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              武科大新聞

              【辦實事】OA系統提檔升級 管理效能提質增速惠及師生

              發布者:新聞中心發布時間:2021-11-26瀏覽次數:25


                  武科大網訊 “學校新OA系統太方便了!原來簽報一份合同至少要在洪山與青山校區之間來回跑兩三趟,花四五天還不一定能辦結。今天上午,竟然只用個把小時就把合同簽報完成了!”洪山校區繼續教育學院負責合同報簽的老師開心地告訴同事。

                  “老師,您好!您的科研項目審批直接通過OA系統線上操作,不需要專門從黃家湖校區送紙質版的材料和審批表到青山來。您按照審批流程一鍵提交,后面的事情我們幫您處理?!笨瓢l院負責科研項目審批的老師,在電話中向在黃家湖校區工作的老師們解釋。

                  一位在外地出差的教授與學校辦公室工作人員溝通,“我在外地出差,有一份重要資料需要加蓋學校印章,能否我本人通過OA系統提交相關資料,委托我的研究生代為辦理?”“沒有問題,您通過系統的手機端就可以上傳資料,所有用印流程都可線上完成,您還可以隨時查閱辦理進度?!?/p>

                  我校多校區辦學,且三個校區之間距離較遠,跨校區辦事耗時耗力,效率低下,極為不便,是不少師生的“煩心事”。而學校的原OA辦公系統已經運行十余年,功能單一,完全不能滿足現代辦公自動化的需求。

                  校長倪紅衛看在眼里、急在心里!“能否通過建設新OA系統,提高學校辦公自動化水平和工作效率,提升內部治理能力和智慧化校園建設水平,讓數據多跑路、教師少跑腿?”

                  說干就干!倪紅衛指導學校辦公室,迅速牽頭成立OA系統建設工作專班,全力快速推進OA系統提檔升級,“一定要把好事辦實、實事辦好,真正為教職工解難事!”

                  該工作專班先后調研省內外10余所高校OA系統的開發建設、推廣使用情況,深入了解校內多個職能部門、學院及師生的使用需求,召集相關部門和人員進行了32次組會討論、7次專題研究、4次內部測試。

                  “在新OA系統建設的過程中,實現系統構建‘科學化’、運行管理‘規范化’、事務辦理‘一鍵化’,解決師生辦事過程中的痛點和難點!”最終,形成涵蓋會議管理、議題管理、印章管理、外出管理、法務管理、公文管理、信訪管理等7個核心板塊、20余個應用項目的辦公自動化OA系統,并同步開發了系統的手機端應用。

                  系統建好了,師生會用、用好是關鍵!工作專班想盡辦法制作了多版本系統使用說明,多次邀請開發公司的工作人員到校,手把手地培訓各二級單位80余位系統管理員操作,僅在學校辦公室內部就開展了5輪強化培訓。工作專班還主動公開“咨詢電話”,全天候地接受老師們關于系統的咨詢和建議。

                  三分建設,七分推廣。新OA系統5月1日正式全面上線,推廣使用又成了擺在工作專班面前的大難題?!拔沂切iL,我帶頭用!”倪紅衛以上率下,即使工作再忙,每天仍然堅持及時處理線上事務,并在全校各類大小會議上大力推介系統,有力帶動了OA系統在全校范圍的使用。

                  OA系統自使用以來,性能流暢穩定,數據流、業務流有效運轉,線上和線下工作順暢銜接;系統功能進一步簡化、優化,辦文、辦事、辦會等功能均可線上運轉,并形成了職責明確、高效通暢的運行管理機制。

                  根據師生提出的建議,工作專班修改完善系統細節100余處,核心功能版塊線上辦事率達98%以上,如“用印審批”一項功能就實現事務辦結1600余項,“合同簽報”線上完成近400份,“發文擬文”線上完成近200份。

                  “民有所呼、我有所應”。因為把群眾身邊小事當成頭等大事,我校讓“數據多跑路、教師少跑腿”的承諾變成了現實!

                  新OA系統的使用不僅降低了日常辦公的成本,改變了“書面報告漫天飛、簽字用印跑斷腿”的局面,更是打破了事務辦理的時間、空間限制,給師生帶來了實實在在的工作便利,有效提升了學校的管理效能。(學校辦公室)






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